Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rakennus ja Remontti KotiValmis Oy (markkinointinimi Kotivalmis Oy), Y-tunnus 2209077-2, Indolantie 5, 67600 Kokkola. Sähköposti: myynti@kotivalmis.fi. Puhelin: +358 44 217 9942.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Viestin aiheeksi suositellaan ”Tietosuojapyyntö”.

Selosteen soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee kotivalmis.fi-sivuston käyttöä, sivuston yhteydenotto-, arvio- ja tarjouspyyntölomakkeita, niihin liittyvää yhteydenpitoa, TietoWare App -järjestelmään tallennettavia lomakevastauksia, Microsoftin sähköpostipalveluihin toimitettavia viestejä, sivuston teknisiä lokitietoja sekä Matomo-analytiikkaa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteydenottopyynnön yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• kohteen sijainti sekä lähettäjän kuvaus remontti-, korjaus-, vahinko- tai palvelutarpeesta
• muut tiedot, jotka lähettäjä antaa vapaaehtoisesti viestikentässä tai myöhemmässä yhteydenpidossa
• yhteydenottopyynnön tila, käsittelyhistoria ja Kotivalmiin kanssa käyty viestintä
• ehtojen hyväksymistä koskeva tieto, hyväksytty ehtoversio, lähetysaika sekä lomakkeen ja lomakevastauksen tunniste

Tekniset tiedot ja analytiikka

Sivuston ja lomakkeen tietoturvallisen toiminnan yhteydessä voidaan erillisissä teknisissä lokeissa käsitellä esimerkiksi IP-osoitetta, pyyntöaikaa, pyydettyä osoitetta, HTTP- ja selain-/laitetietoja, virhetilanteita, lomake- tai integraatiotunnistetta sekä tietoturvan kannalta tarpeellisia tapahtumia. Laravel-sovellus ja sen palvelinympäristö voivat käyttää näitä tietoja tekniseen käsittelyyn ja lokitukseen. Teknisiä lokitietoja ei liitetä lomakevastauksen sisältöön eikä käytetä yhteydenottajan profilointiin.

Matomo-analytiikassa voidaan käsitellä sivulatauksiin ja sivuston käyttöön liittyviä tietoja, kuten käynnin ajankohtaa, katsottuja sivuja, sivulle johtanutta osoitetta, teknisiä selain- ja laitetietoja sekä verkkoyhteyden mukana välittyvää IP-osoitetta. Matomo on määritetty evästeettömään analytiikkaan. Matomo-tietoja ei yhdistetä yhteydenottolomakkeen vastauksiin eikä käytetä automatisoituun markkinointiin.

Henkilötietojen lähteet

Yhteydenottopyynnön tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään. Teknisiä tietoja muodostuu automaattisesti, kun selain, verkkopalvelin, TietoWare Forms, TietoWare App, Microsoftin sähköpostipalvelu ja Matomo käsittelevät sivuston käyttöä tai lomakkeen lähetystä.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisilla perusteilla:

• yhteydenottopyynnön käsittely, lisätietojen pyytäminen, kartoituksen sopiminen sekä tarjouksen tai etenemisehdotuksen laatiminen: rekisteröidyn pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimenpiteet (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
• sellaisten yleisten yhteydenottojen käsittely, jotka eivät suoraan tähtää sopimukseen, sekä asioinnin ja asiakaspalvelun dokumentointi: Kotivalmiin oikeutettu etu vastata viesteihin ja hoitaa liiketoimintaa (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
• tietoturva, väärinkäytösten ja automatisoitujen lähetysten estäminen, virheiden selvittäminen sekä oikeusvaateet: Kotivalmiin ja palveluntarjoajien oikeutettu etu suojata palvelua ja oikeuksia (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
• evästeetön Matomo-analytiikka sivuston toimivuuden, käytettävyyden ja sisällön kehittämiseksi: Kotivalmiin oikeutettu etu kehittää verkkopalvelua (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
• mahdollisen asiakassuhteen, sopimuksen, laskutuksen ja kirjanpidon hoitaminen: sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdat)

Tietojen antamisen pakollisuus

Lomakkeessa tähdellä merkityt tiedot sekä ehtojen hyväksyminen ovat yhteydenottopyynnön lähettämisen edellytyksiä. Ilman pakollisia tietoja Kotivalmis ei välttämättä pysty tunnistamaan yhteydenottopyyntöä, vastaamaan siihen tai arvioimaan palvelutarvetta. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Tietoja käsittelevät Kotivalmiin henkilöstöön kuuluvat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä yhteydenottopyynnön, tarjouksen tai asiakassuhteen hoitamiseen. Kotivalmis käyttää lisäksi seuraavia palveluntarjoajia rekisterinpitäjän lukuun:

• TietoWare Oy: TietoWare Forms -lomake, TietoWare App -tallennus, palvelinympäristö, tekninen ylläpito, tietoturva ja lokitus
• Hetzner Finland Oy: Tuusulassa sijaitsevan palvelinympäristön tila- ja infrastruktuuripalvelut soveltuvin osin
• Microsoft: sähköpostiviestien toimittaminen ja säilyttäminen Microsoftin sähköpostipalveluissa
• Matomo-ohjelmisto TietoWaren hallinnoimassa ympäristössä: sivuston evästeetön analytiikka

Tietojen sijainti ja siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

TietoWare Appin lomakevastaukset, tekninen palvelinympäristö ja TietoWaren hallinnoima Matomo sijaitsevat TietoWaren palvelimilla Tuusulassa, Suomessa, Hetzner Finland Oy:n tiloissa. Lomakevastauksesta toimitetaan lisäksi sähköpostiviesti osoitteeseen myynti@kotivalmis.fi Microsoftin sähköpostipalvelun kautta.

Microsoftin palvelujen tuottamiseen, ylläpitoon tai tukeen voi palvelun asetuksista ja käsittelytilanteesta riippuen liittyä henkilötietojen käsittelyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan GDPR:n V luvun mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätökseen, vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaessa täydentäviin suojatoimiin perustuen.

Säilytysajat

Yhteydenottopyynnön lomakevastausta, sitä koskevaa sähköpostia ja asian käsittelyhistoriaa säilytetään pääsääntöisesti enintään 24 kuukautta viimeisestä asiaa koskevasta yhteydenpidosta. Tiedot voidaan poistaa aikaisemmin, jos niiden käsittelylle ei enää ole perustetta.

Jos yhteydenottopyyntö johtaa tarjoukseen, sopimukseen tai asiakassuhteeseen, tarpeellisia tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin sopimusvastuun, takuiden, reklamaatioiden, oikeusvaateiden tai lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen edellyttää. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämät ajat.

Matomon käyntitietoja säilytetään enintään 24 kuukautta. Erillisiä teknisiä ja tietoturvalokeja säilytetään enintään 12 kuukautta, ellei poikkeaman, väärinkäytösepäilyn, oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen selvittäminen edellytä pidempää säilytystä.

Tietoturva

Henkilötietojen käyttöoikeudet rajataan työtehtävien mukaisesti. Palvelin-, lomake-, sovellus- ja sähköpostipalveluissa käytetään asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä suojaustoimia, kuten käyttöoikeuksien hallintaa, lokitusta, salattuja tietoliikenneyhteyksiä, varmuuskopiointia ja palveluympäristön ylläpitoa. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä rekisteröidyllä on oikeus:

• saada vahvistus henkilötietojen käsittelystä ja pääsy tietoihin
• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun edellytykset täyttyvät
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle

Automatisoitu päätöksenteko ja muutokset

Yhteydenottolomakkeen tietoja ei käytetä sellaiseen automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Automaattista roskaposti- ja väärinkäytössuodatusta voidaan käyttää lomakkeen tietoturvan suojaamiseen.

Kotivalmis voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, palveluntarjoajat tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivulla ilmoitetaan kulloinkin voimassa olevan selosteen voimaantulopäivä ja versio.